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Contratti di agenzia: 7 consigli degli esperti su come cre…

Contratti di agenzia: 7 consigli degli esperti su come cre...

Costruire nuove relazioni con i clienti è sempre un momento emozionante per i proprietari di agenzie. Sapere che un potenziale cliente ha accettato la tua proposta ed è pronto a collaborare con te è sempre una buona occasione, e può trasformarsi in una fantastica opportunità di crescita se sai come sfruttarla.

Questa è un’opportunità per generare entrate tanto necessarie, ma attenzione, comporta anche molte responsabilità.

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Se non crei una base solida e non redigi contratti di agenzia a tenuta stagna, ti esponi a contenziosi. Chiediti: quanto sono solidi i tuoi contratti agenzia-cliente? Se hai anche il minimo dubbio sulla forza dei tuoi contratti, devi tornare al tavolo da disegno e rivisitarlo.

Cos’è un contratto di agenzia?

I contratti di agenzia sono contratti giuridicamente vincolanti che creano un rapporto fiduciario tra il preponente e l’agente. Il contratto di agenzia vincola il preponente a tutti gli accordi presi dall’agente e conferisce all’agente la capacità di agire per conto del preponente.

L’importanza di redigere il contratto giusto

In qualità di proprietario o manager di un’agenzia, è tuo compito adottare misure per proteggere la tua attività. Ciò inizia con la stesura di un solido contratto di agenzia che documenti i ruoli e le responsabilità di tutte le parti coinvolte nel contratto.

Devi fare tutto ciò che è in tuo potere per redigere contratti efficaci. Un contratto scritto svolge un ruolo fondamentale nelle transazioni commerciali e garantisce che tutte le parti accettino i requisiti fondamentali dell’attività e che il documento identifichi e attribuisca le responsabilità legali alla parte giusta.

Un contratto di agenzia garantisce che tutte le parti a conoscenza del contratto comprendano i propri obblighi legali. Ancora più importante, il contratto funge da soluzione di continuità nel caso in cui si verifichi un malinteso tra le parti e può mitigare la necessità di procedimenti giudiziari futuri.

Sfortunatamente, questo è molto più facile a dirsi che a farsi. È importante capire che un contratto di agenzia digitale è molto più di un semplice documento che invii a un cliente e poi archivialo ordinatamente in una cartella. Ogni sezione deve essere redatta attentamente per proteggere i tuoi interessi commerciali, nel caso in cui le cose vadano storte.

Perché dovresti avere un contratto agenzia-cliente in atto

Il processo di acquisizione dei clienti varia da agenzia ad agenzia.

Non importa quanto bene ti sei presentato a un nuovo cliente, devi negoziare un contratto che evidenzi le responsabilità lavorative di tutte le parti prima di iniziare a lavorare. Procedere con le operazioni su impegni verbali può essere un errore mortale.

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Senza un contratto legalmente vincolante ti esponi alla prospettiva di svolgere lavoro aggiuntivo senza corrispettivo.

Ad esempio, il cliente può richiedere più azioni se le responsabilità lavorative non sono chiaramente menzionate nel contratto. In definitiva, ciò potrebbe comportare una perdita di entrate per la tua agenzia.

Riassumendo, hai bisogno di un contratto con i tuoi clienti che evidenzi le tue responsabilità e quelle dei clienti. Dovrebbe anche menzionare eventuali termini e condizioni che la tua agenzia ha stabilito per scopi lavorativi e deve includere un breve ma specifico riepilogo dei servizi offerti dalla tua entità.

Ecco un esempio di un modello di contratto di agenzia di base. Non è affatto definitivo e può essere modificato secondo necessità.

Una volta che il tuo cliente firma il contratto, dovresti sentirti soddisfatto del fatto che tutte le aspettative, i traguardi di pagamento e le scadenze di lavoro saranno chiari per entrambe le parti. Ci sono anche molti altri vantaggi nell’avere un contratto in vigore.

Ad esempio:

Aumenta l’efficienza complessiva

La mancanza di un contratto in vigore può lasciare confuso il personale dell’agenzia. Ci saranno momenti costanti in cui si chiederanno se un compito sia loro responsabilità o meno.

Quando l’ambito del lavoro sarà chiaro, salterai tutte le ambiguità e rimarrai concentrato sullo svolgimento dei compiti. Ciò si tradurrà in un flusso di lavoro efficiente. Probabilmente completerai e consegnerai i progetti in tempo e passerai a quello successivo.

Fornisce supporto legale

A peggiorare le cose, senza un contratto adeguato, ci sarà sempre il rischio che i tuoi clienti possano intentare una causa contro la tua agenzia. Questo può durare mesi, persino anni, e costare parecchio alla tua agenzia. In un’economia in ripresa, le agenzie non vogliono preoccuparsi di potenziali contenziosi.

Avendo un contratto a tenuta stagna, avrai un documento rispetto al quale potrai valutare il lavoro svolto. Un contratto ben fatto riduce quasi a zero le possibilità di situazioni giuridiche spiacevoli.

Aiuta come riferimento

Dopo aver documentato tutto il lavoro che deve essere svolto nel contratto, puoi sempre fare riferimento ad esso se ti sbagli la direzione.

Inoltre, il contratto può anche fungere da lista di controllo per verificare che tutte le richieste siano soddisfatte prima che il progetto sia considerato pronto per la consegna.

Ora che conosci i vantaggi di avere un contratto di agenzia in essere, parliamo degli aspetti essenziali del contratto.

Gli elementi essenziali dei contratti sono parte integrante del documento: è proprio questo che li rende giuridicamente vincolanti. Ecco gli elementi essenziali dei contratti che devi incorporare in ogni documento legale.

Elementi essenziali del contratto di agenzia

Il focus principale del tuo contratto sarà sugli obblighi legali nei confronti del cliente e sull’ambito del lavoro. Tuttavia, è meglio sottoporre il contratto al tuo team legale prima di inviarlo a un cliente.

Alcuni termini o parole potrebbero richiedere una modifica. A parte questo, ecco alcuni elementi essenziali che devi aggiungere in ogni contratto.

1. Nomi e indirizzi del cliente e dell’agenzia

Questo di solito è evidenziato nelle prime righe del contratto.

Devi scrivere queste indicazioni in alto in modo che chiunque legga il contratto possa immediatamente identificare le parti contraenti. Dovrebbe includere il tuo nome commerciale legale e quello del tuo cliente, insieme all’indirizzo legalmente registrato di ciascuna azienda.

Al contratto devono essere aggiunte anche informazioni di contatto aggiornate come indirizzi e-mail e numeri di telefono.

2. La Durata

Una componente molto importante di un contratto è la durata del lavoro. Il contratto deve menzionare la data di inizio e di fine.

Dovrebbe indicare il tempo di completamento, insieme a una definizione chiara di quando è possibile richiedere il pagamento al cliente al termine del lavoro.

3. L’ambito del lavoro

L’ambito di lavoro è una parte fondamentale del contratto di agenzia e necessita di una copertura dettagliata.

Dovrebbe includere tutti i risultati finali, i risultati attesi, le tappe fondamentali dei pagamenti e la durata generale per il completamento di ciascuno.

Rendi il tuo ambito di lavoro il più solido possibile. Ad esempio, se consenti le revisioni, quante ne offri gratuitamente? Lo scopo del lavoro dovrebbe essere chiaramente dettagliato nella prima pagina. Alcune cose importanti da evidenziare sotto questa voce sono:

  • L’accordo tra te e il cliente.
  • Tutti i servizi che la tua agenzia fornirà al cliente.
  • Tutto ciò di cui il cliente ha bisogno.
  • Il numero di revisioni consentite.
  • Tutti i risultati tangibili devono essere forniti dalla tua parte.
  • Scadenze per i risultati finali.

È fondamentale non scrivere dichiarazioni aperte nei risultati finali. Sii il più specifico e chiaro possibile, indipendentemente dal numero di pagine necessarie.

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4. Cosa succede se un cliente aggiunge altro lavoro?

Conosciuto come “scope creep” nel settore, questo è un evento comune e qualcosa a cui i proprietari delle agenzie sono abbastanza abituati. Di solito inizia in piccolo; un cliente potrebbe chiederti di aggiungere un paio di tocchi qui e apportare alcune modifiche là.

Prima che tu te ne accorga, il tuo cliente inizierà a chiederti di eseguire lavori al di fuori dell’ambito senza alcun compenso.

Per evitare ciò, è necessario creare una sezione ermetica “ambito di lavoro”. Inoltre, menziona le richieste di lavoro aggiuntive nel contratto del cliente ed evidenzia i relativi termini di pagamento.

5. Un programma di pagamento chiarissimo

L’ultima cosa che vuoi fare è creare un contratto che non definisca chiaramente il calendario e i termini di pagamento. A nessuno piace continuare a sollecitare un cliente per i pagamenti. Potrebbe influenzare negativamente i tuoi rapporti commerciali.

Per evitare che ciò accada, assicurati di aggiungere un programma di pagamento chiaro, insieme all’importo totale che deve essere pagato al cliente. Elenca le modalità di pagamento e specifica se sono consentiti i rimborsi.

Se hai un acconto, puoi anche decidere di fatturare mensilmente al tuo cliente. Oppure, se stai lavorando a un progetto, puoi richiedere un anticipo del 50% prima dell’inizio dei lavori e il resto potrà essere pagato una volta completato il progetto.

Infine, puoi anche fatturare al cliente per tappe in modo che possa monitorare lo stato di avanzamento del lavoro svolto.

È inoltre necessario menzionare come verrà effettuata la segnalazione del cliente.

6. Ritardi nei pagamenti

Assicurati di evidenziare cosa succede in caso di ritardi nei pagamenti. Ad esempio, la maggior parte delle agenzie aggiunge un piccolo sovrapprezzo, come una commissione per il ritardo nel pagamento nel caso in cui le fatture non vengano liquidate in tempo. Di solito, è il 3-5%.

Dovrebbe essere contrassegnato un periodo chiaro che indichi il tempo in cui i pagamenti sono dovuti dopo l’invio della fattura.

La pratica del settore afferma che si tratta di un periodo di 21 giorni. Ma puoi negoziare commissioni di convenienza con i tuoi clienti ed estendere i periodi o accorciarli.

7. Una clausola risolutiva

Vai sul sicuro quando scrivi i termini e le condizioni del contratto. In questo senso, aggiungi una clausola risolutiva.

Quando vuoi separarti dal tuo cliente, dovresti essere preparato con le conoscenze legali pertinenti su ciò che può accadere.

I termini per la risoluzione del contratto saranno gli stessi sia per te che per il cliente, quindi assicurati di scrivere una clausola di risoluzione quanto più descrittiva possibile.

Aggiungi cose importanti come:

  • Il periodo di preavviso prima della risoluzione.
  • La modalità di invio di un avviso.
  • Come gestirai il lavoro eccezionale con il cliente.
  • Il metodo di gestione dei pagamenti in sospeso o dei rimborsi.

8. Conseguenze della violazione del contratto

Quando redigi un contratto con il cliente, aggiungi cosa accadrà nel caso in cui tu o il cliente violaste i termini del contratto. Dichiarare con fermezza le conseguenze, come una multa pecuniaria o la risoluzione del contratto senza alcun rimborso.

Quando due parti stipulano un accordo e un contratto firmato, ci si aspetta che rispettino la loro parte dell’accordo.

È uno dei motivi principali per cui è necessario essere il più severi possibile in modo che altre parti non tentino di violare i loro contratti. Puoi anche aggiungere una clausola per impedire al tuo cliente di lavorare con qualsiasi agenzia che offra servizi simili mentre è sotto contratto con te.

9. Proprietà legale

Come agenzia, voi siete i creatori. Pertanto è necessario discutere i termini di proprietà del progetto per evitare violazioni del copyright in futuro.

Chi ne acquisisce la proprietà una volta completato il lavoro ed effettuato il pagamento? Sii il più chiaro possibile perché i diritti d’autore sono piuttosto confusi in primo luogo.

Le clausole sul copyright consentono a entrambe le parti di conoscere la proprietà della proprietà intellettuale. Le agenzie utilizzano processi specifici durante la creazione di progetti e spetta a te decidere se mantenerli o trasferirne la proprietà con il prezzo del contratto.

10. Riservatezza

Questa clausola è necessaria per entrambe le parti: i clienti e l’agenzia.

La tua collaborazione con il cliente inviterà la condivisione di informazioni sensibili da entrambe le parti. La clausola di riservatezza garantisce che il tuo cliente non parli in pubblico di cose che non vuoi che facciano.

Che anche tu avrai un accordo di non divulgazione e non farai uscire le informazioni del cliente.

Ecco alcuni elementi da coprire nella sezione riservatezza:

Per l’Agenzia:

  • Informazioni sul flusso di lavoro, sui prezzi, sui processi, ecc.
  • Le email inviate ai tuoi clienti.
  • Dettagli specifici condivisi su una determinata attività.
  • Sconti offerti per un servizio o altri termini del contratto.

Per i clienti:

  • I loro segreti commerciali saranno protetti.
  • Nessuna informazione che non sia pubblica sarà divulgata.
  • Piani futuri dei clienti con prezzi, processi di lavoro, ecc.
  • Dettagli finanziari del cliente.
  • Email scambiate tra l’agenzia e il cliente.

Mantenere la riservatezza è assolutamente importante affinché entrambe le parti possano lavorare in tutta tranquillità.

11. Indennizzo

La maggior parte delle agenzie trascura questa clausola a loro rischio potenziale rovina. Vengono messe in atto clausole di indennizzo per proteggere l’agenzia da eventuali perdite impreviste che il cliente potrebbe subire.

Ad esempio, supponiamo che un cliente per cui lavori subisca un colpo a causa di detto lavoro. Se non aggiungi una clausola di indennizzo, potresti finire per perdere molti soldi.

È necessario aggiungere una clausola di indennizzo per garantire che la propria responsabilità sia limitata. Queste clausole sono piuttosto complicate, quindi è necessario che un team legale le esamini. Ciò è particolarmente importante per i clienti con biglietti alti.

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Strumenti per creare e gestire il contratto di agenzia

In questa era digitale, l’utilizzo degli strumenti giusti può davvero rendere efficienti i processi della tua agenzia. E risparmia anche risorse e tempo.

Fare tutto manualmente alla fine del contratto può essere arduo e richiedere molto tempo. Per semplificare le cose, ecco alcuni strumenti da considerare per creare e gestire le esigenze del tuo contratto di agenzia

  • PandaDoc: PandaDoc è uno strumento ampiamente utilizzato per sviluppare contratti di agenzia. Ti aiuta a portare tutto in formato digitale ed elimina del tutto la necessità di documenti cartacei. Puoi anche ottenere firme elettroniche con questo strumento per ottenere conferme dai clienti.
  • Schizzo di offerta: Uno strumento molto semplice per creare contratti di agenzia. Puoi anche ottenere un modello gratuito inserendo il tuo indirizzo email. Puoi acquisire firme elettroniche anche con Bidsketch.
  • Documento: un altro ottimo strumento ampiamente utilizzato nel settore per gestire le esigenze contrattuali online. Dalla firma elettronica all’invio semplice dei dettagli del contratto a tutte le parti interessate, puoi fare tutto con assoluta facilità utilizzando questo strumento.
  • Scherza: È un ottimo strumento per produrre contratti che funzionano meglio con Salesforce. È uno strumento generale che può essere utilizzato per altri scopi collaborativi, come la condivisione di documenti tra team.

Ora che hai tutti i dettagli sui contratti di agenzia: come stipularli, quando, cosa tenere e come ridurre al minimo i rischi, è il momento di consultare i consigli che gli esperti del settore offrono sui contratti di agenzia.

7 consigli dai professionisti del settore per i contratti di agenzia

Ora che conosci gli elementi essenziali per inserire un contratto, ecco 7 consigli di professionisti esperti dell’agenzia per stilare contratti di agenzia.

1. Utilizzare un avvocato esperto

Donata Kalnenaite Esq., Presidente di Termageddon LLCafferma che è necessario utilizzare un avvocato esperto per scrivere o rivedere i contratti.

Assicurati che il tuo contratto sia estremamente chiaro su quali sono le responsabilità del tuo cliente (ad esempio, quanti giorni ha il cliente per rispondere alle tue richieste o come può fornire l’approvazione su determinati progetti). “Consentire una certa flessibilità fornendo un modo per aggiungere ulteriori elementi all’ambito in modo ben documentato”, lei dice.

2. La divulgazione è molto importante

Hans Skillrud, cofondatore di Termageddon, LLC, ritiene che l’agenzia debba rivelare le responsabilità e le sanzioni nel modo più chiaro possibile. Lui dice, “Penalità di divulgazione per quando un cliente è in ritardo nel fornirti informazioni. La creazione di siti Web richiede che sia il cliente che l’agenzia lavorino insieme ed entrambi devono avere un senso di proprietà e responsabilità”.

Dice anche che l’agenzia deve rivelare che non è responsabile di fornire o mantenere aggiornate le politiche del sito web. Le politiche sulla privacy sono richieste dalla legge per la maggior parte dei siti Web aziendali e desideri che venga registrato che non sei il consulente sulla privacy del cliente.

3. Proteggi la tua agenzia

Sun Vainer, cofondatore e amministratore delegato di RSL Negital Ltd, ritiene che un contratto debba essere concepito in modo tale da proteggere la tua agenzia. Lui dice, “La cosa più importante da tenere a mente è che il tuo contratto deve proteggere la tua agenzia.”

“Assicurati di includere paragrafi che proteggano la tua agenzia dai danni commerciali e alle entrate del cliente che possono essere causati dal servizio che fornisci. Includi anche un paragrafo sui rimborsi e sui resi di denaro, in quali circostanze il cliente ha diritto a un rimborso? Qual è l’importo del rimborso dell’accordo originale?”

“La seconda cosa da tenere a mente è che il contratto può essere utilizzato per aumentare la fiducia del cliente nella conclusione dell’affare. Assicurati di includere paragrafi che offrano al tuo cliente una via d’uscita dal contratto, un paragrafo sul rimborso e un impegno per la qualità dei tuoi servizi.

Ritiene che il contratto debba includere tutti i dettagli rilevanti prima di essere inviato al cliente.

4. Avere un chiaro ambito di lavoro

Erin Austin, la fondatrice di Legge di Erin Austin e The Contract Whisperer, ha più di 25 anni di esperienza nella pratica legale. Ha lavorato su migliaia di contratti e la sua azienda fornisce consulenza strategica ai clienti su NDA e contratti di agenzia.

“Il mio consiglio numero uno per le agenzie è di avere un ambito di lavoro molto chiaro e processo per le modifiche. Il nemico dei fornitori di servizi è lo spostamento dell’ambito – quando a il cliente aggiunge nuove attività o risultati finali a un progetto esterno IL ambito di lavoro originale. Il risultato è un cliente insoddisfatto a causa della mancanza scadenze e un’agenzia insoddisfatta quando il progetto non è più redditizio”.

“Il mio consiglio numero due è assicurarmi che non ci siano restrizioni nel lavorare con concorrenti nel settore del cliente. Il tuo valore aumenta se sei a specialista nella tua nicchia. Naturalmente non è necessario Utilizzare alcun client informazioni riservate quando lavori con qualsiasi altro cliente, ma devi esserlo in grado di lavorare con più clienti nello stesso settore. Se non puoi lavorare con i concorrenti, non puoi dominare la tua nicchia”.

5. Adotta approcci diversi

Nate Nead, amministratore delegato di SEO.co, crede nell’adozione di approcci diversi quando si presenta a diversi tipi di clienti. “Quando presentiamo i clienti, abbiamo approcci molto diversi a seconda a seconda che il cliente sia un altro rivenditore di un’agenzia white label o un rivenditore diretto cliente non di agenzia. Per i rivenditori di agenzie, offriamo ordini non ricorrenti, di tipo à la carte, a seconda delle loro esigenze. L’accordo riflette questo.”

“Per i webmaster non appartenenti ad agenzie, spesso richiediamo impegni a lungo termine da 6 a 12 mesi per garantire che possiamo effettivamente fornire il valore atteso. In tutti i casi, richiediamo riservatezza reciproca, non divulgazione e clausole di non elusione in tutti i nostri accordi. Questo protegge entrambi i nostri clienti e noi stessi.”

6. Crea contratti flessibili

Steve Ryan, fondatore e CEO di RyTech, un’agenzia digitale a servizio completo, ritiene che i contratti dovrebbero essere flessibili. “I contratti dovrebbero essere flessibili nel tentativo di consentire un facile passaggio strategia, adeguando l’ambito e fornendo risultati per conto dei clienti”.

“Alcuni componenti chiave che includiamo nei nostri contratti sono un mutuo di 30 giorni avviso di cancellazione. Non vincoliamo i nostri clienti a contratti a lungo termine e scopri che aiuta con la fidelizzazione dei clienti in generale. Stiamo costruendo relazioni con i nostri clienti e fornendo risultati.”

“Inoltre, includiamo i risultati principali che includiamo come parte gli accordi mensili e a progetto. Questo definisce l’ambito e fornisce alcune indicazioni sui risultati tangibili che i nostri clienti possono aspettarsi. Di solito noi andare oltre i risultati contrattuali per assistere i nostri clienti”.

7. Rendilo il più semplice possibile

Tim Absalikov, cofondatore e amministratore delegato di Tendenza duraturaun’agenzia di marketing digitale di New York, afferma “La cosa fondamentale è definire i termini professionali in parole semplici in modo che anche un bambino possa capirli. La tecnica Feynman ti aiuterà in questo. Scegli un concetto, insegnalo a un bambino, identifica le lacune, rivedi e semplifica”.

Nota finale

Per concludere, puoi vedere che la maggior parte degli esperti si concentra su una cosa: eliminare la possibilità di incomprensioni tra l’agenzia e il cliente e assicurarsi che entrambe le parti siano sulla stessa lunghezza d’onda riguardo ai servizi e al compenso.

La cosa migliore da fare è assumere un team legale che esaminerà il tuo contratto o, meglio ancora, ne redigerà uno nuovo in base alla natura del lavoro.

I contratti di agenzia devono essere scritti con grande attenzione. Avere un team legale al tuo fianco può fornire una copertura legale significativa e garantire che la tua esposizione sia limitata. Ancora più importante, i contratti ben redatti garantiscono tranquillità alle parti interessate dell’agenzia e anche ai clienti.