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Come costruire processi di agenzia per la crescita e l’essere…

Come costruire processi di agenzia per la crescita e l'essere...

Una volta che hai un’agenzia con quattro o cinque clienti, le cose diventano reali. Ti rendi conto che ogni cliente ha esigenze diverse, il che può incidere negativamente su di te. E, naturalmente, le cose continueranno a diventare più tese man mano che acquisirai più clienti.

Di conseguenza, potresti incontrare ostacoli, risultati finali in ritardo, orari di lavoro più lunghi, una forza lavoro insoddisfatta, ecc. Ma stabilire processi di agenzia fin dall’inizio può mantenere le cose efficienti e gestibili per te.

Con alcuni solidi sistemi di agenzia in atto, puoi ottenere risultati migliori, Utilizzare le risorse in modo efficiente e persino ottenere maggiori profitti.

Questo articolo ti aiuterà ad arrivarci.

Di seguito vedremo come creare processi di agenzia che forniscano risultati e, infine, profitti migliori!

Cosa sono i processi di agenzia?

I processi dell’agenzia sono sistemi di gestione con un inizio e un punto finale.

Vengono utilizzati per eseguire le operazioni a tutti i livelli, inclusi pianificazione, esecuzione, completamento e follow-up. Ciò aiuta con l’esecuzione del tuo flusso di lavoro unico per raggiungere i tuoi obiettivi e crescere contemporaneamente.

Michael Gerber, l’autore del famoso The E-Myth Revisited, scrive quanto segue sui processi:

Insieme ai metodi, abbiamo incluso anche le opinioni degli esperti di proprietari di agenzie di successo che hanno portato la propria attività al livello successivo costruendo, documentando e ottimizzando i processi nelle loro agenzie.

Impara dai loro esempi e prendi sul serio la sistematizzazione dei tuoi flussi di lavoro oggi stesso.

Come costruire i processi della tua agenzia

I seguenti passaggi possono aiutarti a creare processi di agenzia realizzabili:

1. Prioritizzazione dei processi

Inizia elencando tutto ciò che fai nella tua agenzia. Segui i passi di qualsiasi potenziale cliente e traccia il suo percorso di interazioni e azioni eseguite dal tuo team.

Comprenderà un elenco di risultati finali completi, comprese le tappe fondamentali del progetto, le sfide affrontate nell’interazione con le parti interessate, ecc. Ottieni tutto il possibile che hai creato e consegnato. Inoltre, inserisci una finestra temporale.

Guarda il lavoro degli ultimi sei mesi, recupera i contratti che hai firmato e crea l’elenco.

Quindi, esamina l’elenco e misura tre categorie in ciascun processo su una scala da uno a cinque.

  • Con quale frequenza esegui questo processo come squadra e quanto bene ne capisci i passaggi?
  • Quanto è complesso questo processo e quanti sistemi esterni devono essere collegati?
  • Quanto è doloroso per te portare avanti questo processo in questo momento?

Una volta pronto con l’elenco, stabilisci la priorità (con una scala da 1 a 5). Ti mostrerà i processi più dolorosi e quelli che devono essere sviluppati poiché li utilizzerai frequentemente e non vorrai sprecare tempo e risorse ogni volta.

Alex Contes, co-fondatore ed esperto SaaS di *ReviewGrower* ha espresso le sue opinioni come

Bowart Wolfe, direttore di un negozio di e-commerce e CEO:

2. Stabilisci obiettivi

Gli obiettivi sono essenziali per dare struttura ai tuoi processi.

Oltre a stabilire obiettivi più ampi, come i risultati finali e il soddisfacimento delle esigenze dei clienti, dovresti anche stabilire parametri di riferimento e traguardi che verranno utilizzati per valutare i tuoi progressi lungo il percorso.

Molte organizzazioni utilizzano il metodo SMART per definire traguardi attuabili e basati su scadenze. Questa struttura è descritta brevemente di seguito:

Specifico: assicurati che ogni obiettivo sia ristretto e contenuto. Pensa a “risparmiare sui costi generali mensili”, non a “generare più entrate”.

Misurabile: come valuterai se stai facendo progressi? Sarebbe utile se avessi metriche specifiche dell’agenzia per garantire il tuo successo.

Raggiungibili: gli obiettivi dovrebbero essere raggiungibili in modo ragionevole e non fissare obiettivi irrealistici. Dovrebbero essere sempre selezionati, tenendo presente la tua posizione passata.

Rilevante: l’obiettivo deve essere in linea con gli obiettivi a lungo termine dell’agenzia. Ad esempio, se un’agenzia vuole crescere sui social, dovrebbe pensare ad attività per aumentare i follower.

Basato sul tempo: l’obiettivo è considerato SMART solo quando è limitato al tempo, ad esempio raggiungere 3 follower in 6 mesi.

Jaden Oh, direttore della ricerca presso *TRAFFV* spiega:

Rivendi l’hosting per massimizzare le entrate e i profitti ricorrenti

Con DreamHost, puoi vendere hosting gestito di prim’ordine ai tuoi clienti a un prezzo a tua scelta.

3. Tieni pronto il tuo stack tecnologico

Quando imposti i processi della tua agenzia, dovrai sfruttare gli strumenti che fanno risparmiare tempo per aiutarti.

Il tuo team dovrà esplorare le funzioni più comuni, dalla generazione di lead alla chiusura dei clienti, alla fatturazione e al briefing sul progetto, per poi passare al lavoro vero e proprio e ai risultati finali.

Uff!

Ci sono molti processi coinvolti. Ma una volta che avrai a disposizione gli strumenti e il software giusti nel tuo stack tecnologico, sarai più bravo a creare e ottimizzare i tuoi processi.
Gli strumenti utilizzati per alcune delle funzioni dell’agenzia sono:

  • Gestione del progetto: Monday.com, Trello, Airtable, Lavoro di squadra
  • Comunicazione: Slack, Google Chat e Microsoft Teams
  • Condivisione di documenti e materiali: Google Drive, OneDrive, Dropbox e WeTransfer
  • Riunione: Calendly, Zoom, CalendarHero, Google Meet
  • Gestione clienti: Proofhub, Hubspot
  • Software di fatturazione: Freshbooks, Xero, Wave, Quickbooks

Jerry Han, CMO di PrizeRebel, parla degli strumenti che li aiutano a:

4. Imposta la struttura della squadra

Ora che il processo dell’Agenzia è stato definito, è il momento di determinare quanto segue:

Chi fa cosa e in che misura? Quali sono i ruoli e le responsabilità del tuo team? Gli individui hanno già titoli come direttore creativo, project manager, copywriter, marketing manager, ecc.

Il modo in cui è strutturato un progetto determina la necessità di identificare il team principale da coinvolgere durante tutta la fase.

Inoltre, dovrebbero esserci indicazioni chiare sulla rendicontazione delle relazioni. È importante coinvolgere il tuo team nella creazione del processo perché più sono coinvolti, maggiore sarà la proprietà che avranno su di loro.

È qui che puoi davvero delegare al tuo team il compito di sviluppare i processi della tua agenzia e mantenerli senza coinvolgimento in ogni sua parte.

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Evita la fatica di creare modelli e documenti di processo per la tua agenzia con la nostra utile raccolta di modelli, progettata per aiutarti a semplificare e gestire meglio i processi principali dell’agenzia. Puoi scaricare uno o tutti i modelli gratuitamente sotto forma del nostro pacchetto di risorse per agenzie.

Documenta i tuoi processi

Se un processo viene implementato senza un’adeguata documentazione, rischia di scarsa implementazione, efficacia e misurazione.

Cosa documentare?

È importante documentare i processi che costruisci lungo il percorso. Dovresti documentarti

  • Una descrizione di ogni passaggio del flusso di lavoro
  • L’ordine in cui tali passaggi devono essere completati
  • Gli strumenti e le risorse di cui avrai bisogno per ogni passaggio
  • Chi è responsabile di ogni attività
  • Quando le attività dovrebbero essere completate

Scrivi tutti gli input e gli output. Ciò ti aiuterà a perfezionare i tuoi processi in modo da poterli riutilizzare e migliorarli.

Come documentare?

Cose da considerare per trovare il formato adatto per documentare i processi della tua agenzia. Poni queste domande prima di iniziare a scrivere:

  • Quanto dettagliato dovrebbe essere il tuo documento
  • Quale formato preferiscono i membri del tuo team
  • Chi migliorerà il processo
  • Chi farà parte della stesura della documentazione

È possibile documentare i processi per quanto segue:

  • Come crei la tua campagna email
  • Come pubblichi sui social media
  • Come consegnare i deliverable
  • Come acquisire nuovi clienti
  • Come fatturare ai tuoi clienti
  • Qualsiasi software o strumento che utilizzi (nella maggior parte dei casi, puoi collegare il tuo processo ai video di benvenuto o ai contenuti di supporto per lo strumento pertinente)

Formato del documento

Puoi documentare in molti modi diversi, ad esempio:

  • Documentazione visiva – Creazione di diagrammi e grafici che descrivono il flusso di un processo.
  • Schermate – Acquisisci screenshot del software che descrivano la funzionalità e lo scopo di ciascuna funzione.
  • Registrazione dello schermo -la registrazione dello schermo è il metodo migliore per documentare qualsiasi processo complesso di creazione web
  • Schizzi/disegni – Disegnare schizzi di un processo con descrizioni di accompagnamento.
  • Documenti di testo/Word – Scrivere il processo con le descrizioni di accompagnamento

Dopo la documentazione

Puoi mantenere un controllo di responsabilità mensile o trimestrale per il tuo team per vedere se sta seguendo il processo.

La documentazione non è un approccio scontato; devi continuare ad aggiornarlo con i cambiamenti nel tuo flusso di lavoro e i nuovi strumenti che entrano nel tuo stack tecnologico.

Fondamentalmente, qualunque cosa tu faccia che aggiunga valore alla tua attività, documentala! Quindi se ti ammali, qualcuno potrebbe facilmente subentrare. Se hai dipendenti, chiedi loro di documentare anche i loro processi e di mantenerli aggiornati.

Abdullah Ali, cofondatore di Coding Pixel, ha condiviso il suo pensiero sulla documentazione dei processi come:

YigitKonur, fondatore dell’agenzia digitale Wope,

Guarda Lee Mathew Jackson qui, dove spiega l’approccio “Document as you go”.



Rivedi e ottimizza i processi:

Una volta stabiliti i processi fondamentali nella tua organizzazione, è importante rivedere (e continuare a rivedere) le procedure che hai impostato. Dopotutto, ciò che ha funzionato una volta non funzionerà per sempre, quindi è necessario assicurarsi che le procedure rimangano pertinenti e necessarie. Prestare attenzione anche a eventuali sforzi duplicati o ridondanti per massimizzare l’efficienza.

James De Roche, il proprietario di Lead Comet, spiega:

EdwardSolicito, CEO di To The Top Agency parla del processo di snellimento della loro agenzia come:

Matthew C. Egan, Chief Content Officer di Image Freedom, parla di processi come:

La maggior parte dei proprietari di agenzie ritiene che le SOP non ottimizzate rappresentino la sfida più grande per la crescita. Pertanto, mentre esegui la revisione, devi continuare a ottimizzare i processi che hai creato per un funzionamento regolare.

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Avvolgendo:

I processi delle agenzie di costruzione possono renderti efficiente e fiducioso nel tuo lavoro. Ma non puoi capirlo tutto in una volta.

E va bene così. Il viaggio è continuo. Ma avere un processo di base per le operazioni sarà di grande aiuto per l’agenzia.

E, naturalmente, man mano che cresci ci saranno cambiamenti in quei modelli di lavoro. Ci sarà così tanto da aggiungere e sottrarre. Quindi non pensare che sia qualcosa che fai una volta, e poi è fatto per sempre.

Fammi sapere nei commenti quali processi la tua azienda esegue bene. Quali processi hai bisogno di Migliorare maggiormente?