Technologie Gadgets, SEO Tipps, Geld Verdienen mit WEB!

6 elementi essenziali del progetto Discovery P…

6 elementi essenziali del progetto Discovery P...

Hai mai dovuto rimandare un progetto prossimo al completamento perché non avevi le risorse o le Informazioni disponibili dal cliente?

La scoperta del progetto è uno degli elementi più cruciali di una gestione efficace del progetto. Svolge un ruolo fondamentale nel successo della tua agenzia digitale.

Troppi proprietari di agenzie commettono l’errore di lanciarsi a capofitto in un progetto invece di dedicare il tempo alla ricerca, capire i requisiti e i risultati chiave e fissare le tappe fondamentali appropriate.

Ci sono molte ragioni per cui i proprietari delle agenzie rinunciano alla fase di scoperta:

  • Pressione per consegnare
  • L’emozione di iniziare le cose
  • Inesperienza
  • La sensazione di avere già tutto il necessario per completare il progetto.

Ma ciò si traduce in contrattempi e lavoro scadente. E l’ultima cosa che vorresti è consegnare un prodotto semicotto e rischiare di perdere la vendita. Soprattutto se lavori con clienti di alto valore.

Affinché la tua agenzia abbia successo, devi garantire che la scoperta dei progetti diventi routine in tutti i dipartimenti che lavorano con i clienti. Vediamo come farlo in modo efficace!

Cos’è la fase di scoperta del progetto?

La fase di scoperta, nota anche come fase di scoping, è un processo in cui vengono raccolte e analizzate le informazioni sul progetto.

Ciò aiuta a chiarire gli obiettivi, i limiti e l’ambito generale del progetto.

McKinsey riferisce che il 17% di tutti i progetti si rivelano così terribili da portare alla fine alla fine delle loro aziende.

Nello stesso rapporto l’azienda afferma inoltre che quasi il 45% dei progetti supera il budget originario.

Per i proprietari di agenzie digitali, questo può significare un disastro. Ecco perché la fase della scoperta è così importante.

In genere, le agenzie operano in 5 fasi piano di gestione del progetto. Quello include:

  • Fase 1: Iniziazione
  • Fase 2: pianificazione
  • Fase 3: esecuzione
  • Fase 4: monitoraggio e controllo
  • Fase 5: chiusura

Tuttavia, aggiungendo prima la fase di scoperta del progetto, un’agenzia può semplificarsi molto le cose.

La fase di scoperta consentirà all’agenzia di identificare la visione, gli obiettivi e la portata del progetto. Sapere tutto questo sarà di grande aiuto prima di poter avviare il progetto.

Perché è importante la fase di scoperta del progetto?

La fase di scoperta del progetto è importante per diversi motivi:

  • Aiuta i proprietari delle agenzie a prendere decisioni basate su informazioni e dati utilizzabili invece di seguire ciecamente ipotesi
  • La fase di scoperta di un progetto aiuta a fornire valore ai clienti
  • Il risultato è un’esperienza utente complessivamente migliore
  • Consente ai project manager di coinvolgere specialisti fin dalle prime fasi per aiutare a trovare una soluzione praticabile alla sfida posta
  • La fase di scoperta di un progetto riduce le probabilità di apportare modifiche costose man mano che il processo di sviluppo avanza
  • Aumenta il ROI
  • Aiuta a semplificare i processi di lavoro in azienda
  • Garantisce che il cliente e l’agenzia siano sulla stessa lunghezza d’onda prima dell’inizio del lavoro.

Se salti del tutto la scoperta del progetto, potresti dover affrontare i seguenti problemi:

  • Scadenze non rispettate a causa di traguardi poco chiari.
  • La qualità del progetto è compromessa e non riesce a soddisfare le aspettative sia del cliente che dell’agenzia.
  • Un forte aumento dei costi dovuto a budget inadeguati (o alla mancanza di budget) influisce notevolmente sulla capacità dell’azienda di mantenere i propri margini di profitto.

Lo scope creep è uno dei maggiori problemi della gestione dei progetti. Ciò si verifica perché non sono stati fissati obiettivi misurabili prima dell’inizio del progetto e i clienti di solito chiedono estensioni o più lavoro. In definitiva, questo non fa altro che ritardare considerevolmente il lavoro.

I 6 elementi essenziali della fase di scoperta

Se riesci a portare a termine con successo la fase di scoperta del progetto, diventerà molto più semplice per te consegnare il resto del progetto. È necessario concentrarsi sugli elementi essenziali, a partire da un team interfunzionale.

Il project manager solitamente conosce le esigenze del cliente prima della fase iniziale di scoperta. Sono responsabili di garantire che tutti i risultati chiave siano assegnati al personale designato.

Ecco i 6 elementi essenziali per una fase di scoperta di successo:

1. Creazione del team di scoperta

Il team di scoperta dovrebbe idealmente includere persone con interessi e specialità diverse.

La loro inclusione all’interno del team dipende dal tipo di progetto e dalle competenze che portano sul tavolo.

Normalmente, il team di scoperta include quanto segue:

  1. Un responsabile di progetto
  2. Un progettista UX/UI
  3. Un esperto tecnico/sviluppatore
  4. Analista di progetto

Condurre interviste alle parti interessate è il primo passo.

Il compito del project manager è discutere i dettagli del progetto con il cliente e poi sedersi con il Discovery Team per garantire che tutte le loro domande ricevano una risposta.

Assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e che i ruoli siano definiti in modo appropriato.

Ciò darà il tono al progetto e garantirà che tutti sappiano cosa dovrebbero fare fin dalla fase di scoperta del progetto.

2. Raccogliere i requisiti

Ricevere input dai clienti è importante affinché qualsiasi progetto proceda senza intoppi. Tuttavia, molte agenzie si affrettano a ottenere progetti e quindi non raccolgono accuratamente i requisiti. Di conseguenza, si verificano problemi di comunicazione e confusione man mano che il progetto avanza.

È meglio documentare tutti i requisiti dei tuoi clienti e poi prendersi del tempo per elaborarli. Questo ti chiarirà anche le cose e ti aiuterà ad analizzare cosa sarà necessario per completare il progetto con successo.

È possibile pianificare le risorse necessarie, la tempistica stimata e i costi disponendo dei requisiti.

Non procedere mai con il progetto senza aver raccolto in modo completo i requisiti dei tuoi clienti. Una volta fatto ciò, sei pronto per passare alla fase successiva, “Ricerca”.

3. Ricerca

La ricerca è una parte fondamentale della fase di scoperta del progetto. Aiuta a dare ai manager e al personale un’idea migliore del lavoro sui diversi elementi del progetto.

La ricerca può essere ulteriormente suddivisa in 4 diverse categorie:

io. Interviste a clienti/clienti

La maggior parte delle agenzie utilizza vari strumenti di gestione dell’agenzia per la corrispondenza e il reporting dei clienti.

Prima di iniziare qualsiasi cosa, tieni colloqui dettagliati con il cliente per determinare come dovrebbe procedere il lavoro.

Questa è la parte in cui vengono poste le domande e i dubbi vengono chiariti.

Le interviste con il cliente sono di fondamentale importanza, poiché aiutano a definire le aspettative per il progetto e garantiscono che l’agenzia non debba preoccuparsi di eventuali variazioni di ambito in seguito.

ii. Ricerche di mercato/industria

Cosa sta facendo l’industria riguardo a progetti simili?

Dall’esecuzione di indagini di mercato alla revisione di progetti simili prodotti nel settore, è qui che si stabiliscono le aspettative del progetto e si creano parametri di riferimento.

Conducendo ricerche di settore, un’agenzia può stabilire meglio gli obiettivi del progetto.

Ancora più importante, questo aiuta anche i project manager a capire dove l’agenzia può aggiungere più valore al progetto.

iii. Ricerca sulla concorrenza

Mentre la ricerca di mercato si occupa del settore, la ricerca sulla concorrenza si concentra su altre agenzie digitali che operano in una nicchia simile. Durante questa parte della fase di scoperta del progetto, l’onere sta nello scoprire lo standard di qualità mantenuto dai concorrenti e il tipo di prodotti che realizzano.

La fase di scoperta della gestione del progetto ti darà anche un’idea migliore della variazione dei prezzi e ti consentirà di addebitare una tariffa competitiva ai clienti. Inoltre, attraverso la ricerca sulla concorrenza, puoi trovare lacune di miglioramento che mancano ai tuoi concorrenti.

iv. Pensa come un utente

Entrare nei panni del pubblico ideale dei tuoi clienti è fondamentale.

Sebbene le interviste con i clienti ti daranno una buona idea del loro pubblico di destinazione, dovrai anche condurre ricerche per comprendere il loro pubblico di destinazione.

Questo ti aiuterà a produrre qualcosa che il pubblico dei tuoi clienti apprezzerà. E non è davvero questo l’obiettivo finale di qualsiasi progetto?

4. Presentazione delle soluzioni

Una volta effettuata la ricerca iniziale durante la fase di scoperta del progetto e identificate le soluzioni, è necessario presentare i risultati al cliente.

Crea una presentazione completa e una panoramica delle dashboard che verranno monitorate durante tutto il progetto (se ne verranno create di personalizzate).

Il project manager presenterà la soluzione e il valore offerto dall’agenzia durante la fase di scoperta della gestione del progetto.

Per comunicare meglio la loro idea, i project manager utilizzano una varietà di ausili visivi, come i wireframe. È possibile Utilizzare numerosi strumenti di web design per creare wireframe e contorni dettagliati.

5. Stabilire la tempistica e il budget

Uno dei passaggi più critici nella fase di scoperta del progetto è la definizione di tappe fondamentali e stime dettagliate del budget.

Durante questa fase, identificare eventuali colli di bottiglia che potrebbero ritardare il progetto o causare problemi e creare una sequenza temporale completa per tutte le diverse fasi del progetto.

Oltre a ciò, l’agenzia è responsabile della presentazione di un budget dettagliato che evidenzi tutti i costi che potrebbero essere sostenuti per tutta la durata del progetto.

Se non è possibile creare un budget accurato, utilizzare invece una stima.

È importante che il project manager presenti la tempistica e il budget ai clienti e li convinca ad approvarli.

Sarà di grande aiuto nella gestione del cliente e consentirà all’agenzia di allocare le risorse di conseguenza. Inoltre, una volta stipulato un accordo preliminare, avrai la tranquillità che il cliente non rinnegherà la sua parola.

6. Identificare e concordare i passaggi successivi

Una volta finalizzati i dettagli della fase di scoperta del progetto, puoi condividerli con il cliente e avviare discussioni sull’avvio del progetto.

Nella maggior parte dei casi questa è una formalità, ma non si sa mai quando un cliente potrebbe presentarsi con una delle sue idee o chiederti di cambiare le cose.

Collabora a stretto contatto con i clienti e fagli sapere a che punto è il progetto e come intendi procedere. Se hanno un suggerimento, puoi incorporarlo per risparmiare tempo e denaro preziosi.

Diventa un partner DreamHost e corteggia i tuoi clienti

Le nostre agenzie partner godono della tranquillità, degli sconti di onboarding e delle opportunità di marketing.

Come completare la fase di scoperta

Uno dei modi migliori per gestire al meglio la fase di scoperta è creare una mappa dettagliata del progetto.

Questa mappa evidenzierà le diverse fasi del progetto e i principali risultati finali. È quindi possibile creare una dashboard completa che consenta a tutte le parti associate al progetto di monitorarlo facilmente in qualsiasi momento.

Dopo aver svolto ricerche approfondite, condividile con i clienti e ottieni il loro feedback.

Completa la fase di scoperta collaborando a stretto contatto con i tuoi clienti. Incorpora i loro suggerimenti e assicurati che entrambe le parti siano sulla strada giusta.

Se non hai ancora firmato il contratto di agenzia, questo potrebbe essere il momento giusto per progettarne e crearne uno. Costruisci una copia affinché il cliente possa esaminarla e chiedigli di approvarla. In questo modo, avrai tutto sotto controllo prima che il progetto venga avviato formalmente.

Soprattutto, avrai la certezza che il cliente è d’accordo con la mappa di viaggio che hai creato.

La lista di controllo per la scoperta del progetto

La seguente lista di controllo per la scoperta del progetto ti aiuterà a capire facilmente se hai coperto tutti gli elementi essenziali durante la fase di scoperta:

  • Sono stati eliminati tutti i requisiti rilevanti per il progetto?
  • Hai calcolato le risorse da utilizzare per il progetto?
  • Le risorse sono state allocate in modo adeguato?
  • La sequenza temporale è stata creata? Hai aggiunto qualche giorno di margine in caso di circostanze impreviste?
  • Sono state create, controllate e verificate stime di budget adeguate?
  • Sono stati prodotti rapporti di ricerca dettagliati riguardanti la concorrenza e le ricerche di mercato?
  • Al cliente è stata presentata una mappa di viaggio su come procederà il progetto?
  • I suggerimenti del cliente sono stati incorporati nel progetto?
  • L’azienda ha creato dashboard dettagliate per monitorare le prestazioni del progetto?
  • Sono stati firmati contratti rilevanti?

Sono disponibili strutture di progetto che puoi utilizzare come strumenti per formulare il documento di scoperta del progetto per la tua agenzia e il cliente.

Esploriamoli laggiù:

  • Analisi SWOT: questo strumento ti offre una matrice che puoi compilare per chiarire la fase di scoperta del progetto. Punti di forza, debolezza, opportunità e minacce sono i 4 compartimenti della matrice.
    Compila ogni area con le informazioni a tua disposizione. Puoi anche richiedere chiarezza al tuo cliente in caso di necessità.
  • Analisi SOAR: SOAR presenta due differenze principali rispetto a SWOT. A e R stanno rispettivamente per Aspirazioni e Risultati. Questa può spesso essere una matrice più adatta per agenzie e clienti perché si concentra su aspirazioni e risultati piuttosto che su debolezze e minacce.
  • Mappa mentale: uno strumento per visualizzare il percorso del progetto e i risultati finali e scarabocchiare attentamente i punti che ti aiuteranno ad arrivarci.

La linea di fondo

Una fase di scoperta del progetto ben eseguita non solo semplifica le cose per la tua agenzia, ma ti aiuta anche a entrare nei buoni libri dei tuoi clienti.

I clienti preferiscono lavorare con agenzie organizzate e questo è un ottimo modo per garantire che tutto avvenga senza intoppi e che il progetto venga completato in tempo.

Se stai creando un sito web aziendale o un negozio di e-commerce, non dimenticare di scegliere il web hosting giusto. Con noi, non devi preoccuparti di prezzi costosi o di server di web hosting sovraffollati.